Chefe do Executivo redefine prazos para conservação de documentos

O Governo decidiu instituir novas medidas sobre a preservação de documentos oficiais da Função Pública. A ordem executiva ontem publicada em Boletim Oficial (BO), assinada pelo Chefe do Executivo, Chui Sai On, determina vários prazos – alguns deles vão até 50 anos – para a preservação de documentos, sem esquecer o local onde ficam armazenados.

Diz a ordem executiva que esta medida se aplica “aos órgãos e serviços da Administração Pública, incluindo o Gabinete do Chefe do Executivo, os Gabinetes e serviços administrativos de apoio aos titulares dos principais cargos, os fundos autónomos e os institutos públicos”. Além disso, as delegações da RAEM sediadas no exterior também devem cumprir estes novos prazos e regras.

Cabe ao secretário para os Assuntos Sociais e Cultura, Alexis Tam, assinar um despacho que irá determinar “os procedimentos e formalidades necessários ao cumprimento da presente ordem executiva”, mediante parecer do Arquivo de Macau. São mantidas algumas disposições já constantes em diplomas orgânicos ou estatutos dos serviços.

Diploma não chega

Os prazos a cumprir são vários e dependem da natureza e da importância dos documentos em si. A título de exemplo, os projectos legislativos, ou seja, “documentos relativos à elaboração e alteração de leis, regulamentos, ordens executivas, despachos do Chefe do Executivo e dos secretários, incluindo consultas internas e externas”, são conservados de forma permanente e mantidos no Arquivo de Macau, tal como os documentos relativos à criação das estruturas orgânicas do Governo.

As revisões e propostas das Linhas de Acção Governativa, ou seja, o programa político anual e respectivo orçamento, serão eliminadas ao fim de 15 anos, tal como os planos anuais de trabalho do Executivo. As interpelações dos deputados feitas na Assembleia Legislativa serão eliminadas ao fim de dez anos.

Questionado pelo HM sobre esta nova ordem executiva, o deputado José Pereira Coutinho assegurou que não é suficiente.

“Deveria haver um arquivamento centralizado sob responsabilidade do Instituto Cultural”, começou por dizer. “Será preciso legislar sobre a matéria, implementando um sistema universal de arquivamento de documentos históricos.”

Neste sentido, José Pereira Coutinho considera que esta ordem executiva “é deitar poeira nos olhos das pessoas, uma vez que não resolve o cerne da questão”. Isto porque “hoje em dia reina a anarquia nos serviços públicos e judiciais no âmbito do arquivamento e digitalização de documentos históricos”, acusa.

O deputado lamenta ainda que a documentação judicial careça de uma melhor preservação. “Há tempos fiz várias interpelações escritas sobre a importante questão do arquivamento de documentos de elevado valor histórico, como a necessidade de duplicação digital para consulta de estudantes e professores universitários. Os processos judiciais e todos outros documentos dos últimos quinhentos anos deveriam ser devidamente protegidos por via legal e duma forma sistemática e uniformizada”, relatou.

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