Instituto Cultural | Auditoria arrasa gestão de rede de bibliotecas públicas

Milhares de documentos por catalogar, incluindo livros adquiridos antes de 1999, falhas ao nível da conservação do acervo bibliográfico ou ausência de critérios de selecção dos livros. Estas são as principais falhas reveladas por uma auditoria à rede de bibliotecas públicas, gerida pelo Instituto Cultural

O Comissariado de Auditoria (CA) publicou ontem um relatório que arrasa a gestão da rede de bibliotecas públicas, a cargo do Instituto Cultural (IC), descrevendo um cenário generalizado e persistente de desordem e descuido. As falhas sinalizadas vão desde a catalogação, à conservação do acervo bibliográfico até à falta de critérios na compra de livros.

Determinar a eficácia do modelo de gestão dos procedimentos de tratamento documental – que decorrem desde a recepção dos livros adquiridos até à sua disponibilização para requisição – figurou como uma das três frentes da auditoria, realizada entre Março e Dezembro do ano passado.

Ora, segundo a auditoria, há precisamente um ano existiam mais de 100 mil documentos “registados mas não catalogados ou em vias de arrumação”, o que significa que “um em cada oito livros do acervo” das 17 bibliotecas públicas, um conjunto que seria, aliás, “suficiente” para criar uma nova biblioteca “de escala considerável”.

Além do elevado número, o CA aponta o dedo ao facto de o problema se ter arrastado no tempo, dado que a maioria dos documentos se encontrava à espera de ser catalogada há mais de cinco anos, havendo “alguns” nesse estado há mais de 17. “O número de documentos por processar e o tempo em que permaneceram nesta situação são assombrosos, de tal maneira, que o IC nem sequer tinha capacidade de acompanhar adequadamente o andamento dos procedimentos do tratamento documental”, critica o CA.

Neste sentido, aponta, “houve desordem e falta de gestão no processamento dos livros adquiridos pelo IC”, sustentando que “o principal catalisador foi o pessoal dirigente e a sua passividade – tanto no não aproveitamento do sistema informático, como na sua tolerância perante o facto de haver livros que há 17 anos se encontram por processar”. Uma situação que, “tanto na era analógica como na digital, é “absolutamente inaceitável”.

Aquando da auditoria, o IC explicou que, entre o final de 2015 e o início de 2016, foram efetuados trabalhos de alteração ao sistema informático, o que fez com que “os trabalhos de tratamento documental tivessem de ser adiados”. Um argumento que não colheu totalmente junto do CA, dado que ficou demonstrado que os documentos por catalogar “se foram acumulando ao longo de anos”. 

Contudo, nem esse novo sistema, que dispõe de uma funcionalidade que auxilia na gestão da compra de livros, o IC tem sabido aproveitar, o que “representa um desperdício de erário público e revela incapacidade de acompanhamento dos procedimentos de tratamento de livros recém-adquiridos”. “Pior” – acrescenta – “o IC nunca aproveitou os dados registados no antigo e no novo sistema informático para acompanhar e fiscalizar os procedimentos de tratamento documental”. Algo que “levou não só ao aumento drástico do número de livros adquiridos por processar, como também impediu a conclusão célere desses procedimentos”.

Compras sem selecção

Em paralelo, durante a auditoria, o CA constatou que os oito funcionários responsáveis pela selecção de livros adoptaram “diferentes critérios” na selecção de livros. Além de o IC ter demorado oito anos e meio a concluir, aprovar e implementar, a política de desenvolvimento do acervo, “o que demonstra a “falta de eficiência”, o sucesso de tal política estava condenado. Isto porque não foi possível retirar os dados relativos a todo o acervo devido a problemas com o sistema informático (entretanto substituído), ou seja, não havia dados estatísticos sobre a proporção dos livros relativamente ao tipo e ao idioma.

Tal significa que “mesmo que o IC pretendesse alcançar determinados objectivos relativamente ao acervo bibliográfico, perante a falta de conhecimento do seu estado, não tem sido possível aos trabalhadores procederem à selecção de livros em conformidade com as orientações estabelecidas”, sublinha o CA. Por outro lado, há dados do sistema informático incompletos, com campos relativos às informações dos livros em branco. Tal sucedeu com aproximadamente 81 mil livros em língua portuguesa adquiridos ainda no tempo da administração portuguesa, encontrados num dos depósitos. Neste sentido, o CA é peremptório ao afirmar que “o IC nunca prestou atenção e nem sequer encarou com seriedade o objectivo de criar um acervo de qualidade”.

“Se este organismo continuar todos os anos a gastar milhões do erário público na aquisição de novos livros, sem qualquer critério, o que acontecerá é o tempo de processamento dos livros recém-adquiridos e daqueles que estão há anos por processar irá ser cada vez mais prolongado, agravando o desperdício de recursos públicos”, adverte o CA.

A maior fatia do acervo das bibliotecas públicas é composta por livros, tendo os gastos em aquisições totalizado perto de 15,7 milhões de patacas ou uma média de 3,14 milhões por ano. Contudo, insiste o CA, “houve falhas na execução e fiscalização dos procedimentos de aquisição de livros, impedindo que houvesse um critério orientador unificado de desenvolvimento dos recursos bibliotecários”.

Dejectos e pó

Outra frente da auditoria foi a conservação dos livros nos dois depósitos situados em edifícios industriais, onde se encontra armazenada uma parte substancial do acervo das bibliotecas públicas. Em ambos os casos, aponta o CA, o ambiente de inadequada conservação coloca em causa a vida útil dos livros.

O pior cenário foi avistado no Depósito Central, localizado no Edifício Industrial Tong Lei, onde foi encontrada “uma grande quantidade de dejectos” de ratos em cima dos livros e nos corredores, além de uma barata morta. Apesar de o CA ter comunicado o ambiente “simplesmente repugnante” com que se deparou após a primeira de três inspecções ao local, “nada foi feito durante vários meses”. Assim, deduz-se que “nunca houve trabalhos de limpeza”, isto com a agravante de o serviço ter sido pago integralmente à empresa adjudicatária, nota o CA.

Em paralelo, no mesmo local, verificaram-se “recorrentes problemas infiltrações de água nas paredes”, com os quais o IC “não foi capaz de lidar convenientemente”, “elevando o risco de danos ao acervo”, indica o relatório de auditoria.

Já no Depósito do Oceano, situado no centro industrial com o mesmo nome, sobressaiu o “ar pesado e impuro”, “cheiro a mofo” e o pó. “A acumulação de pó era tal, que os livros pareciam estar cobertos com uma manta”, diz o CA, descrevendo uma situação “generalizada” que incluía também “um grande número de livros considerados como importantes pelo IC”.

Além disso, foram encontrados “muitos livros – novos e antigos – incluindo oferecidos por utilizadores e personalizados encontravam-se guardados em caixas de cartão e de plástico de forma descuidada, umas em cima das outras”, muitas das quais “danificadas ou deformadas” devido ao excesso de peso. Isto em vez de estarem nas estante, ocupadas parcialmente por computadores e outros equipamentos semelhantes inutilizados que estavam “melhor acondicionados e tratados do que o acervo”, diz o mesmo documento.

“A vida útil do acervo guardado nos depósitos encontra-se prejudicada”, assinala o CA, apontando que o ambiente descoberto nos depósitos “demonstra que o IC não trata condignamente do seu acervo bibliográfico” nem com “o profissionalismo devido os diversos trabalhos relacionados com a sua conservação e gestão”. Um acto que – acrescenta – “não só é prejudicial para o mesmo, como também, tem efeitos negativos na saúde dos trabalhadores do IC e dos utilizadores das redes de bibliotecas públicas”.

Durante a auditoria foram ainda detectados outros problemas de gestão. Um deles tem que ver com o facto de, desde a instalação do novo sistema informático, em Março de 2016, o IC nunca ter ordenado ao fornecedor a realização de ‘backups’ em diversos formatos previstos no contrato de aquisição.

Diz ainda o CA que, entre 2010 e 2016, o IC levou a cabo “apenas três inventariações, cada uma delas dizendo respeito a apenas uma biblioteca/depósito”, sob o argumento de que o sistema informático anterior era demasiado antigo, desactualizado e apresentava riscos no funcionamento. “Apesar da implementação do novo sistema informático ter ocorrido há mais de meio ano, esse organismo ainda não tinha disponibilizado recursos para se proceder à inventariação do acervo”, um trabalho reiniciado somente após o início da auditoria.

“Se o CA não tivesse realizado a presente auditoria, a direcção do IC continuaria sem ter consciência dos problemas que se foram acumulando ao longo dos anos”, observa o organismo, no documento com 86 páginas na versão portuguesa.

“Estamos perante problemas de gestão e inventariação que persistem há mais de dez anos, além disso, existem outras questões que estão por resolver volvidos quase vinte anos”, os quais “não se resolvem apenas com limpezas superficiais ou evitando enfrentar as questões mais importantes como se nada se passasse”, insiste o CA.

Alexis Tam exige melhorias

O gabinete do secretário para os Assuntos Sociais e Cultura reagiu, entretanto, exigindo ao IC que reveja e melhore a gestão das bibliotecas públicas. Neste sentido, Alexis Tam deu instruções ao IC para que “sejam adoptadas as medidas de melhoria necessárias e indispensáveis para assegurar a qualidade dos serviços prestados, reforçar a capacidade de gestão do próprio organismo, aumentar a eficácia da gestão, assim como o bom uso do erário público”. Além disso, foi pedido ao IC a apresentação, “com a maior brevidade”, de um “relatório circunstanciado” sobre as medidas de melhoria adoptadas na gestão da rede de bibliotecas públicas.

Por seu turno, o IC pede “desculpas pela existência de falta na gestão e no processo dos trabalhos bibliotecários da Biblioteca Pública e pelas possíveis consequências negativas para a sociedade”, manifestando a sua concordância com o relatório. Também em comunicado, assinala ainda que, após receber o documento, “procedeu imediatamente [à adopção] de medidas de melhoria relevantes”.

Uma delas prende-se com a catalogação, conforme consta da resposta dada pelo IC ao CA. Segundo o organismo, após ter sido efetuado um inventário completo do acervo, “foi concluído o processo de catalogação de quase 70 mil títulos” – dos 100 mil que estavam à espera –, os quais se encontram já disponíveis para empréstimo e leitura. Já os restantes 30 mil devem ser catalogados e colocados à disposição dos leitores até ao final do ano.

“No futuro, o IC irá monitorar rigorosamente os trabalhos relacionados [e] implementar as medidas”, garante o organismo, prometendo “punir severamente”, com a imposição de sanções eventuais violações do cumprimento dos deveres.

O IC assumiu, a 1 de Janeiro de 2016, a gestão exclusiva das bibliotecas públicas, uma função que dividia anteriormente com o Instituto para os Assuntos Cívicos e Municipais (IACM). Actualmente, existem 17 bibliotecas públicas, incluindo uma itinerante.